Khi nhắn tin công việc bằng tiếng Trung, điều cần nói rõ là bạn đã nhận việc gì, còn vướng ở đâu và khi nào sẽ phản hồi. Một câu “收到” cho biết bạn đã nhận tin; người giao việc vẫn cần biết bạn sẽ xử lý thế nào.
Dưới đây là 7 mẫu tin nhắn xoay quanh việc chuẩn bị một bảng báo giá. Mỗi mẫu có pinyin, nghĩa tiếng Việt và lưu ý để bạn thay thông tin cho đúng công việc của mình.
1. Xác nhận đã nhận việc và hẹn phản hồi
Khi đã rõ yêu cầu và thời hạn
收到。我来整理报价单，今天下午四点前发给您。
Shōudào. Wǒ lái zhěnglǐ bàojiàdān, jīntiān xiàwǔ sì diǎn qián fā gěi nín.
Đã nhận. Tôi sẽ chuẩn bị bảng báo giá và gửi cho anh/chị trước 4 giờ chiều nay.
Câu này vừa nhận việc, vừa hẹn giờ gửi. Chỉ dùng mốc giờ bạn có thể đáp ứng. Với 下午四点前, bạn đang hẹn gửi trước 4 giờ chiều.
Khi cần kiểm tra trước khi trả lời
收到，我先核对一下数量，十分钟后回复您。
Shōudào, wǒ xiān héduì yíxià shùliàng, shí fēnzhōng hòu huífù nín.
Đã nhận. Tôi kiểm tra lại số lượng trước rồi phản hồi anh/chị sau 10 phút.
Ở đây, bạn hẹn phản hồi sau khi kiểm tra, chưa hẹn hoàn thành toàn bộ báo giá. Nếu cần nhiều thời gian hơn, hãy thay 十分钟后 bằng mốc phù hợp.
2. Hỏi lại bằng tiếng Trung: làm rõ đúng chỗ chưa chắc
Thay vì chỉ nhắn “Tôi chưa hiểu”, hãy chỉ ra thông tin cần xác nhận. Với bảng báo giá, đó có thể là phiên bản bảng giá, số lượng sản phẩm hoặc thời hạn gửi.
Hỏi dùng phiên bản tài liệu nào
请问，这次按哪个版本的价格表做报价单？
Qǐngwèn, zhè cì àn nǎ ge bǎnběn de jiàgébiǎo zuò bàojiàdān?
Cho tôi hỏi, lần này dùng phiên bản bảng giá nào để làm báo giá?
价格表 là bảng giá; 报价单 là bảng báo giá cho công việc đang xử lý. Khi có nhiều tệp gần giống nhau, bạn nên nhắc đúng tên tệp hoặc gửi kèm tệp cần hỏi để người nhận dễ xác định.
Hỏi rõ múi giờ của thời hạn
您说的下午四点，是越南时间吗？
Nín shuō de xiàwǔ sì diǎn, shì Yuènán shíjiān ma?
4 giờ chiều anh/chị nói là theo giờ Việt Nam phải không?
Mẫu này hữu ích khi hai bên làm việc ở các quốc gia khác nhau. Với việc kéo dài qua nhiều ngày, nên ghi cả ngày và múi giờ đã thống nhất. Tránh để người nhận phải đoán “chiều mai” là thời điểm nào.
3. Báo tiến độ bằng tiếng Trung: xong gì, còn gì, hẹn khi nào?
Một tin nhắn báo tiến độ nên nêu phần đã xong, phần còn chờ và thời điểm cập nhật tiếp theo. Bạn không nhất thiết phải kể lại mọi bước đã làm.
Báo phần đã hoàn thành và phần đang chờ xác nhận
产品价格已经核对完了，运费还在确认中。我会在下午三点半更新进度。
Chǎnpǐn jiàgé yǐjīng héduì wán le, yùnfèi hái zài quèrèn zhōng. Wǒ huì zài xiàwǔ sān diǎn bàn gēngxīn jìndù.
Giá sản phẩm đã kiểm tra xong, phí vận chuyển vẫn đang được xác nhận. Tôi sẽ cập nhật tiến độ lúc 3 giờ rưỡi chiều.
Mốc 3 giờ rưỡi là giờ cập nhật tình hình, không đồng nghĩa với giờ gửi báo giá cuối cùng. Nếu đang chờ một bộ phận khác, hãy nói rõ thông tin nào cần họ xác nhận.
Xin điều chỉnh thời hạn khi có nguy cơ chậm
运费还没有确认，今天可能无法按时发出报价单。可以改为明天上午十点前发给您吗？
Yùnfèi hái méiyǒu quèrèn, jīntiān kěnéng wúfǎ ànshí fāchū bàojiàdān. Kěyǐ gǎi wéi míngtiān shàngwǔ shí diǎn qián fā gěi nín ma?
Phí vận chuyển vẫn chưa được xác nhận, hôm nay có thể không gửi báo giá đúng hạn. Tôi có thể chuyển sang gửi cho anh/chị trước 10 giờ sáng mai được không?
Đây là đề nghị đổi hạn, cần người nhận đồng ý. Nếu họ chưa phản hồi, đừng mặc định thời hạn mới đã được chấp thuận. Nên báo sớm khi nhận ra nguy cơ chậm để hai bên còn kịp sắp xếp.
Thông báo đã gửi bản cập nhật
更新后的报价单已发到您的邮箱，请以这份为准。
Gēngxīn hòu de bàojiàdān yǐ fā dào nín de yóuxiāng, qǐng yǐ zhè fèn wéi zhǔn.
Bảng báo giá đã cập nhật được gửi đến email của anh/chị. Vui lòng dùng bản này làm căn cứ.
Chỉ nhắn “đã gửi” sau khi kiểm tra đúng địa chỉ nhận và tệp đính kèm. Nếu có nhiều bản, hãy ghi thêm tên tệp hoặc số phiên bản. Cụm 请以这份为准 giúp chỉ rõ bản cần sử dụng.
4. Những lỗi dễ gặp khi nhắn tin công việc bằng tiếng Trung
- Chỉ trả lời “好的” hoặc “收到” dù còn điểm chưa rõ: hai câu này chưa cho biết bạn đã hiểu đầy đủ yêu cầu. Hãy hỏi tiếp phần cần xác nhận.
- Dùng “马上” khi chưa biết bao giờ xong: nếu còn phải kiểm tra, nên hẹn giờ phản hồi thay vì hứa sẽ xử lý ngay.
- Nhắn “弄好了” nhưng không nói xong việc gì: nhắc tên tài liệu và nơi đã gửi sẽ giúp người nhận dễ kiểm tra hơn.
- Đổi thời hạn mà không hỏi lại: một mốc giờ bạn đề xuất chưa phải thời hạn đã thống nhất.
Trong các mẫu trên, 您 được dùng để xưng hô lịch sự. Với đồng nghiệp quen, bạn có thể dùng 你 hoặc gọi tên theo cách hai bên thường trao đổi. Không cần thêm lời chào dài ở từng tin trong cùng một cuộc trò chuyện.
5. Luyện viết từ công việc bạn đang làm
Hãy chọn một việc quen thuộc, chẳng hạn gửi lịch họp hoặc kiểm tra đơn hàng. Viết ba tin ngắn: nhận việc, hỏi một điểm chưa rõ và cập nhật tiến độ. Sau đó đọc lại để kiểm tra người nhận có hiểu bạn đang nói về việc gì và cần làm gì tiếp theo không.
Nếu muốn tập cả phần trao đổi bằng lời, bạn có thể đọc thêm mẫu câu tiếng Trung giao tiếp cho người đi làm. Bài viết có pinyin và đoạn hỏi đáp ngắn để luyện nói.
Bạn cũng có thể tìm hiểu lớp tiếng Trung online 1 kèm 1 cho người đi làm tại Zhong Ruan. Khi liên hệ, hãy nêu tình huống cần dùng và trình độ hiện tại để được tư vấn cách học phù hợp.
Zalo tư vấn: 0911.999.000.
